Esettanulmány: Egyedi fotógaléria és rendelési rendszer óvodai fotózáshoz

Kiinduló helyzet

Az ügyfél óvodákban és iskolákban fotózott, majd a képeket a gyermekek családjainak értékesítette. A vásárlók jellemzően készpénzben fizettek, a megrendelések pedig papíron vagy e-mailben érkeztek.

A rendelések rögzítése, a számlázás és a képek összekészítése szezononként akár két héten át tartó, mappákkal és strigulázással végzett adminisztrációt jelentett. Ez nagyrészt mechanikus, fotográfusi szaktudást nem igénylő munka volt.

Az intézményekre is jelentős teher hárult, mert nekik kellett beszedniük a pénzt. A szülők pedig korábban indexképek alapján választottak, így nem tudták kényelmesen áttekinteni az összes elkészült fotót.

A közösen megtervezett első verzió

Miután az ügyfél a saját bőrén tapasztalta meg munkája repetitív részeit, pontosan tudta, és át tudta adni számunkra, hogy mit kellene a rendszernek tudnia, mely részeket lehetne automatizálni, és mi könnyítené meg a hétköznapi munkát.

Az első verzió a teljes folyamatra összpontosított a fotózástól a rendelés feldolgozásáig:

A fotózás után a csoport megkapta a privát galéria hivatkozását, a fotós pedig szabályozta, mikor érhetők el a képek.
A szülők a privát galériában megtekinthették az összes elkészült fotót, kiválasztották a képeket és a rendelési lehetőségeket, ellenőrizték a kosarat, majd leadták és kifizették a rendelést.
A rendszer a rendelés után a Számlázz.hu-n keresztül automatikusan elkészítette és elküldte a számlát.
A fotós a saját munkafolyamatában feldolgozta a rendelést.

A cél nem pusztán egy online galéria vagy webshop létrehozása volt. A rendelést, a fizetést, a számlázást és a képek összekészítését is össze kellett kapcsolni, hogy az online értékesítés mögött ne maradjon meg ugyanaz a kézi adminisztráció.

Kész galéria- és rendelési rendszerek nem jelentettek megfelelő alternatívát: százalékos jutalékot kértek, és nem feleltek meg minden feltételnek. Egy általános webshopmotor sem tudta megfelelően leképezni ezt a munkafolyamatot. Így a célzott egyedi fejlesztés maradt az egyetlen olyan megoldás, amely a szükséges működést kompromisszumok nélkül tudta követni, és a tulajdonjog is az ügyfélnél maradt.

A rendelés a szülők oldalán

A privát galéria, az eredeti kosár és a rendelési oldal az első verzió rendelési folyamatát mutatja.

Privát óvodai fotógaléria képekkel és rendelési lehetőségekkel. — A privát galériában a szülők áttekinthették a képeket, és megnyithatták a rendelési lehetőségeket.

Az első verzió fotórendelési kosara a privát galéria fölött megnyitva. — Az első verzióban a kosár a galéria fölött nyílt meg, és itt lehetett módosítani a kiválasztott papírképek mennyiségét.

Az első verzió rendelési oldala a kosár összegzésével és a rendelési adatok mezőivel. — Az első verzió rendelési oldalán a szülő ellenőrizhette a rendelést és megadhatta a teljesítéshez szükséges adatokat.

A rendelések kezelése a fotós oldalán

Az adminisztrációs felületen a fotós közzétehette a galériákat, kezelhette a tartalmukat és feldolgozhatta a beérkező rendeléseket.

Az első verzió adminisztrációs galérialistája a privát galériákkal és elérhetőségükkel. — A galérialista megmutatta, mely privát galériák érhetők el, és innen lehetett megnyitni az adminisztrációjukat.

Az első verzió galériaszerkesztője a galéria adataival, rendelési lehetőségeivel és fotóival. — A galériaszerkesztő egy oldalon kezelte a privát hivatkozást, a galéria szövegét, a rendelési lehetőségeket és a fotókat.

Az első verzió adminisztrációs rendeléslistája a beérkező rendelések és fizetési állapotuk megjelenítésével. — A rendeléslista a beérkező rendeléseket és fizetési állapotukat tette elérhetővé a feldolgozáshoz.

Finomítás az éles használat alapján

Az első kiadás után a szülői visszajelzésekből gyorsan kiderült, hogyan lenne kényelmesebb a kosár működése, ezért finomítottunk rajta.

Nem kellett elméletben kitalálni minden későbbi részletet. A működő alkalmazás és a valódi használat megmutatta, min érdemes változtatni, az egyedi rendszert pedig ehhez lehetett igazítani.

Az első verzió kosara a privát galéria fölött. — Az első kosár a galéria fölött nyílt meg, ezért a mennyiségek módosítása egy kisebb felületen történt.

A finomított külön kosároldal kiválasztott képekkel, méretekkel és mennyiségi vezérlőkkel. — A külön kosároldalon a kiválasztott képek, méretek, mennyiségek és a következő lépés együtt vált áttekinthetőbbé.

Későbbi kérések és bővítések

Az első működő verzió után az ügyfél új igényekkel tért vissza. A saját rendszer egyik fontos előnye volt, hogy ezeket később is hozzá lehetett adni: így került bele a digitális fotók rendelése, az ajándék digitális változatok szabálya és a képfeldolgozást gyorsító új script.

Digitális fotók és speciális szabályok — beállíthatóvá tettük, milyen rendelési értékhatár elérésekor járjanak ajándékba a megrendelt képek digitális változatai, illetve hány képtől lehessen csak digitális rendelést leadni.
A megrendelt képek automatikus rendezése — a letölthető scriptek összegyűjtötték az összes megrendelt fájlt, majd méret, megrendelő és példányszám szerint rendezték őket. A későbbi Script 3 a digitálisan átadandó képeket e-mail-cím és rendelésazonosító szerinti mappákba gyűjtötte, és csak a beállított ajándék- vagy digitális rendelési feltételeket teljesítő rendeléseket dolgozta fel.
Erősebb előnézeti képvédelem — amikor a generatív képkészítő eszközök már a kis előnézeteket is könnyebben fel tudták használni, olyan védett képnézőt adtunk hozzá, amely jelentősen megnehezítette a képek megszerzését és felhasználását.

Adminisztrációs rendelési lista a megvásárolt képeket feldolgozó három scriptművelettel. — A három letölthető script az összes megrendelt kép kigyűjtését, a nyomtatási feldolgozás szerinti rendezést és a digitális átadáshoz szükséges, e-mail-cím szerinti csoportosítást végezte el.

A digitális fotók rendelésének, ajándékhatárának és minimum darabszámának galériabeállításai. — A fotós külön beállíthatta az ajándék digitális változatok értékhatárát és a csak digitális rendelések minimális darabszámát.

Mit változtatott meg a mindennapi működésben

A rendszer a rendelésfelvételt, az online fizetést, a számlázást és a képek feldolgozását egyetlen folyamattá szervezte. Az ügyfélnek nem kellett többé szezononként heteket töltenie a kézi nyilvántartással, a mappák rendezésével és a beérkező fizetések követésével.

Az adminisztráció nagy részének automatizálása egy további munkatárs felvételét is szükségtelenné tette. Az ügyfél így az idejét a fotózásra és a szakmai munkára fordíthatta.

Az intézményeknek nem kellett többé pénzt szedniük. A szülők kényelmesen, az összes elkészült képet áttekintve választhattak és rendelhettek.

Az automatikus adatfeldolgozással a rendelések teljesítése is megbízhatóbbá vált. Az ügyfél visszaemlékezése szerint több év alatt mindössze egyetlen rendelési hiba történt. Az online rendeléshez kapcsolt fizetésnek köszönhetően az ügyfél szerint a leadott, de ki nem fizetett rendelésekből eredő anyagi veszteség is elkerülhető volt.

Miért érte meg az egyedi fejlesztés

Az ügyfél nem csupán egy működő első verziót kapott, hanem egy saját, egyedi szoftvert is, amelyet a tényleges használat és a később felmerülő üzleti igények alapján tovább lehetett fejleszteni.

A fejlesztés előtt más cégtől is kapott ajánlatot, amely a rendszer használatát százalékos jutalékhoz kötötte. Ezt a konstrukciót végül nem választotta, hanem a saját működésére szabott egyedi fejlesztés mellett döntött.

Később úgy fogalmazott, hogy ha elfogadta volna a százalékos jutalékra épülő ajánlatot, már egyetlen év alatt többet fizetett volna a használatért, mint amennyibe a teljes egyedi szoftverfejlesztés került.

Ez nem a fejlesztés minőségének vagy értékének csökkentésével vált lehetővé. A költséghatékonyság kulcsa az volt, hogy tudatosan csak azokat a funkciókat valósítottuk meg, amelyekre valóban szüksége volt. Nem egy általános fotóértékesítési platform minden lehetőségét építettük meg, hanem egy célzott rendszert, amely pontosan az adott vállalkozás működését szolgálta.

A programmal végre a fotózásra tudtam koncentrálni, és ennek köszönhetően megdupláztam a forgalmamat. A szülők szerették, hogy kényelmesen, az összes képből válogatva rendelhettek, az intézményeknek pedig nem kellett pénzt szedniük. Az egyik óvodában kifejezetten azért kérték, hogy én menjek vissza, mert ezzel a rendszerrel sokkal könnyebb volt a rendelés.

Illyés Andrea BernadetteÓvodai, iskolai fotós

Automatizálná vállalkozása ismétlődő adminisztrációját?

Ha pontosan látja, mely feladatok ismétlődnek, mi veszi el az idejét, és hogyan szeretne helyette dolgozni, segítünk ezt egy használható első verzióvá alakítani.

Beszéljünk róla